PENDAHULUAN
Agar dapat benar-benar memahami
secara menyeluruh kelebihan database, merupakan hal yang penting untuk memahami
terlebih dahulu beberapa prinsip dasar tentang bagaimana data disimpan dalam
sistem komputer.
Ada dua jenis file dasar, pertama
adalah file utama (master file) yang konsepnya hampir sama dengan buku besar
dalam SIA manual. File utama menyimpan informasi kumulatif mengenai sumber daya
organisasi dan pelaku-pelaku dengan siapa mereka berinteraksi.
Jenis file dasar yang kedua adalah file transaksi, yang
konsepnya sama dengan jurnal dalam SIA manual. File-file transaksi berisi
catatan mengenai setiap transaksi bisnis (event) yang terjadi dalam periode
fiskal tertentu.
Sistem database dibangun untuk mengatasi masalah yang
berhubungan dengan pertumbuhan file utama. Database adalah suatu gabungan file
yang saling berhubungan dengan pertumbuhan file utama. Pendekatan database
memperlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya dipergunakan
serta dikelola oleh seluruh bagian organisasi tersebut, bukan hanya oleh suatu
departemen atau fungsi tertentu saja. Fokusnya adalah integrasi data dan pembagian
data dengan seluruh pemakai yang berhak memakainya. Integrasi data dicapai
dengan mengkombinasikan beberapa file utama ke pool data yang dapat diakses
oleh berbagai program aplikasi. Program database management system (DBMS)
bertindak sebagai interface antara database dengan berbagai program aplikasi.
Kombinasi database DBMS dan program aplikasi yang mengakses database melalui
DBMS disebut sebagai sistem database.
SISTEM DATABASE
Tampilan
Logis dan Fisik Data
Sistem database memisahkan tampilan logis dan fisik data.
Tampilan logis adalah bagaimana pemakai atau programer secara konseptual
mengatur dan memahami data. Tampilan fisik merujuk pada bagaimana dan dimana
data secara fisik diatur dan disimpan dalam disk, tape, CD-ROM, atau media
lainnya.
Memisahkan tampilan logis dan fisik
memungkinkan pengembangan aplikasi baru karena programer dapat berkonsentrasi
untuk memasukkan kode ke dalam logika aplikasi dan tidak perlu mermusatkan
perhatian pada bagaimana dan dimana berbagai data disimpan atau diakses.
Memisahkan tampilan fisik dan logis
data juga berarti para pemakai dapat mengubah konsep hubungan antara berbagai
bagian data tanpa mengubah cara data tersebut secara fisik disimpan. Dengan
cara yang sama seorang administrator database dapat mengubah penyimpanan fisik
data untuk meningkatkan kinerja sistem, tanpa menimbulkan pengaruh atas para
pemakainya atau program aplikasinya.
Skema
Skema menggambarkan struktur logis
database. Terdapat tiga skema yaitu konseptual, eksternal, dan internal.
Skema tingkat konseptual adalah
tampilan seluruh database pada tingkat organisasi. Skema ini mendaftar
elemen-elemen data dan hubungan antara mereka. Skema tingkat eksternal terdiri
dari satu set tampilan individual bagi pemakai dari berbagai bagian database, yang
setiap bagiannya merupakan subskema. Skema tingkat internal menyediakan
tampilan tingkat rendah dari database. Skema ini mendeskripsikan bagaimana data
sebenarnya disimpan dan diakses, termasuk informasi mengenai petunjuk
(pointer), indeks, panjang catatan dan seterusnya.
Para akuntan sering terlibat dalam
pengembangan skema pada tingkat konseptual dan eksternal, sehingga penting
untuk mengetahui perbedaan antara keduanya.
Kamus
Data
Salah satu komponen kunci dari DBMS
adalah kamus data, yang mencakup informasi mengenai struktur database. Setiap
elemen data yang disimpan dalam database, seperti nomor pelanggan, memiliki
catatan di kamus data yang mendeskripsikan elemen tersebut.
DBMS biasanya memelihara kamus data. Bahkan, kamus data ini
sering kali merupakan salah satu aplikasi pertama dari sistem database yang
baru diimplementasikan. Masukan untuk kamus data mencakup elemen data yang baru
atau yang sudah dihapus, serta perubahan nama, deskripsi, atau penggunaan
elemen data yang ada. Keluaran mencakup berbagai laporan yang berguna bagi
programer, perancang database dan pemakai sistem informasi. Laporan sampel
mencakup (1) daftar dari semua program dimana suatu data digunakan, (2) daftar
dari semua sinonim untuk elemen data dalam file tertentu, (3) daftar dari semua
elemen data yang digunakan oleh pemakai tertentu, dan (4) daftar dari seluruh
laporan output dimana elemen data digunakan.
Bahasa
DBMS
Ada beberapa bahasa DBMS, antara
lain:
Bahasa definisi data (DDL) digunakan untuk membangun kamus
data, mengawali atau menciptakan database, mendeskripsikan pandangan logis
untuk setiap pemakai atau programer, dan memberikan batasan untuk keamanan
field atau catatan pada database.
Bahasa manipulasi data (DML) digunakan untuk perawatan data, yang
mencakup operasi seperti pembaruan, penyisipan dan penghapusan suatu bagian
dari database, memudahkan program penulisan untuk melaksanakan tugas-tugas
tersebut dengan hanya menanyakan suatu nama dari bagian data, bukan meminta
lokasi penyimpanan fisiknya.
Bahasa permintaan data (DQL) dipergunakan untuk menyelidiki
database. DQL hanya dipergunakan untuk mengambil data, menyortir data, menyusun
data dan menyajikan suatu bagian dari database sebagai respon atas permintaan
data.
DATABASE RELASIONAL
DBMS dikarakteristikan melalui jenis
model logis data yang mendasarinya. Model Data adalah perwakilan abstrak dari
isi suatu database. Kebanyakan DBMS yang baru disebut sebagai database
relasional. Model relasional data mewakili semua yang disimpan di database.
Jenis-Jenis Atribut
Tabel-tabel dalam database relasional
memiliki tiga jenis atribut kunci utama adalah atribut, atau kombinasi dari
beberapa atribut yang secara unik mengidentifikasi baris tertentu dalam sebuah
tabel. Kunci luar adalah atribut yang muncul dalam suatu tabel, yang juga
merupakan kunci utama dalam tabel lainnya. Kunci-kunci luar digunakan untuk
menghubungkan tabel-tabel. Atribut lainnya yang bukan berupa atribut kunci di
dalam setiap tabel, menyimpan informasi penting mengenai entitasnya.
Persyaratan Dasar Untuk Model Data
Relasional
Model data rasional menekankan
beberapa persyaratan untuk struktur tabel-tabelnya. Persyaratan yang mewakili
database dengan struktur yang baik yaitu:
1.
Setiap
kolom dalam sebuah baris harus berlainan nilainya.
2.
Kunci
utama tidak boleh bernilai nol. Kunci utama adalah atribut atau kombinasi dari
beberapa atribut yang secara unik mengidentifikasi baris dalam suatu tabel.
Agar syarat ini terwujud, kunci utama dari suatu baris dalam sebuah hubungan
tidak boleh bernilai nol. Karena nantinya tidak akan ada jalan untuk secara
unik mengidentifikasi baris tersebut dan menarik data yang disimpan dalamnya.
3.
Kunci
luar, jika tidak bernilai nol, harus memiliki nilai yang sesuai dengan nilai
kunci utama di hubungan yang lain.
4.
Seluruh
atribut yang bukan merupakan kunci dalam sebuah tabel harus mendeskripsikan
objek yang diidentifikasi oleh kunci utama.
Keempat syarat ini akan menghasilkan database yang
terstruktur dengan baik yang memungkinkan konsistensi data, dan meminimalkan
serta mengendalikan pengulangan data. Bagian berikutnya menggambarkan
manfaat-manfaat tersebut, dengan memperlihatkan contoh berbagai jenis masalah yang
dapat muncul apabila keempat syarat tersebut dilanggar.
Dua Pendekatan dalam Desain Database
Terdapat dua cara dasar untuk
mendesain database relasional yang terstruktur dengan baik. Salah satunya
dinamakan normalisasi, yang dimulai dengan asumsi bahwa semua data pada awalnya
disimpan dalam satu tabel besar. Pendekatan ini kemudian diikuti dengan
serangkaian peraturan untuk memisah-misahkan tabel awal tadi menjadi
serangkaian tabel yang dinormalisasi. Tujuannya adalah menghasilkan serangkaian
tabel awal yang dapat dikatagorikan sebagai bentuk normal ketiga (third normal
form-3NF), karena tabel-tabel seperti ini bebas dari masalah anomaly pembaruan,
penyisipan, serta penghapusan, seperti yang telah dijelaskan pada bagian
sebelumnya.
Cara alternatif untuk mendesain
database relasional yang terstruktur dengan baik adalah dengan menggunakan
pembuatan model data semantik. Dalam pendekatan ini, desainer database
menggunakan pengetahuan mereka mengenai bagaimana proses bisnis biasanya
berlangsung dan mengenai bagaimana proses bisnis biasanya berlangsung dan
mengenai kebutuhan informasi yang berhubungan dengan proses transaksi, untuk
membuat gambar grafis mengenai hal-hal yang seharusnya dimasukkan dalam
database yang didesainnya. Gambar yang dihasilkan kemudian dapat langsung
digunakan untuk membuat serangkaian tabel relasional yang termasuk dalam
katagori 3NF.
Pembuatan model data semantik
memiliki dua kelebihan utama daripada membangun database hanya dengan mengikuti
peraturan-peraturan proses normalisasi. Pertama, cara ini memfasilitasi desain
yang efisien atas database proses transaksi, karena cara ini mempergunakan
pengetahuan desainer sistem mengenai proses transaksi dan kegiatan bisnis.
Kedua, cara ini memfasilitasi komunikasi dengan para calon pemakai sistem
tersebut, karena model grafis yang dihasilkan secara eksplisit mewakili
informasi mengenai proses bisnis dan kebijakan organisasi. Komunikasi semacam
ini sangat penting untuk memastikan bahwa sistem yang dihasilkan sesuai dengan
kebutuhan para pemakai yang sebenarnya.
SISTEM DATABASE DAN MASA DEPAN
AKUNTANSI
Sistem database dapat sangat
mempengaruhi sifat dasar akuntansi. Contohnya sistem database dapat mengarah
pada ditinggalkannya model akuntansi pembukuan berpasangan (doble entry).
Alasan dasar sistem pembukuan berpasangan adalah pengulangan pencatatan jumlah
suatu transaksi sebanyak dua kali, yang berfungsi sebagai alat pemeriksa proses
data yang akurat. Setiap transaksi menghasilkan masukan debit dan kredit yang
sama besar, kemudian persamaan debit dan kredit yang sama besar, kemudian
persamaan debit dan kredit diperiksa lagi dan lagi dengan berbagai cara, dalam
suatu proses akuntansi. Akan tetapi, pengulangan data berlawanan dengan konsep
database. Apabila jumlah yang berhubungan dengan sebuah transaksi dimasukkan ke
dalam sistem database dengan benar, maka jumlah tersebut hanya perlu disimpan
sekali saja, bukan dua kali. Proses data terkomputerisasi sudah cukup akurat
tanpa harus mempergunakan sistem pemeriksaan dan pemeriksaan ulang, yang
merupakan ciri khas dari model akuntansi pembukuan berpasangan.
Sistem database juga memiliki
potensi untuk mengubah sifat pelaporan eksternal secara signifikan. Pengaruh
sistem database yang paling signifikan mungkin dalam hal cara informasi akuntansi
akan dipergunakan dalam pengambilan keputusan. Kesulitan merumuskan permintaan
khusus dalam sistem akuntansi berdasarkan pendekatan file atau sistem DBMS yang
tidak rasional, membuat akuntan bertindak seolah-olah sebagai penjaga gerbang
informasi. Informasi keuangan tersedia hanya dalam format yang belum tetap dan
dalam waktu tertentu saja. Akan tetapi, database rasional menyediakan bahasa
permintaan yang luas dan mudah dipergunakan. Jadi para manajer tidak perlu lagi
terhalang dengan berbagai detail prosedur mengenai cara mendapatkan informasi.
Sebagai gantinya, mereka dapat berkonsentrasi hanya untuk menspesifikasikan
informasi apa yang mereka inginkan. Hasilnya, laporan keuangan dapat dengan
mudah dipersiapkan untuk mencakup periode waktu manapun yang ingin dipelajari
oleh para manajer, bukan hanya dalam periode yang secara tradisional
dipergunakan oleh para akuntan.
DBMS relasional juga dapat
mengakomodasi berbagai pandangan atas suatu fenomena yang sama. Sebagai contoh,
tabel-tabel yang menyimpan informasi mengenai aset dapat berisi kolom-kolom
yang bukan hanya berdasarkan biaya historis, tetapi juga biaya pergantian dan
nilai pasar. Jadi para manajer tidak lagi dipaksa melihat data dalam cara yang
telah ditetapkan oleh para akuntan.
Terakhir, DBMS relasional
menyediakan kemampuan untuk mengintegrasikan data keuangan dan operasional.
Sebagai contoh data mengenai kepuasan pelanggan yang dikumpulkan melalui survey
atau wawancara, dapat disimpan di dalam tabel yang sama yang juga dipergunakan
untuk menyimpan informasi mengenai saldo saat ini dan batas kredit. Jadi,
manajer akan memiliki akses ke serangkaian data yang lebih luas untuk membuat
keputusan taktis dan strategis.
Melalui cara-cara ini, DBMS
relasional memiliki potensi untuk meningkatkan penggunaan dan nilai informasi
akuntansi dalam membuat keputusan yang taktis dan strategis untuk menjalankan
perusahaan. Akan tetapi, para akuntan harus memiliki pengetahuan lebih banyak
mengenai sistem database agar mereka dapat berpartisipasi dalam mendesain
sistem informasi akuntansi di masa mendatang.
sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi, Marshall B. Romney, Paul John Steinbart
ijin share ya, makasih..
BalasHapus